Deralux: geen enkel dossier valt nog door de mazen
Hoe Deralux leads uit Meta, contacten in Mailchimp en de wekelijkse opvolging van vertegenwoordigers volledig automatiseerde — zodat elk dossier de aandacht krijgt die het verdient.
De situatie
Deralux verkoopt en plaatst raamdecoratie bij particulieren en bedrijven. Het salesproces loopt via vertegenwoordigers die bij klanten langsgaan, offertes opmaken en dossiers opvolgen. Leads kwamen binnen via meerdere kanalen: Meta-advertenties, externe leadproviders en het eigen websiteformulier.
De uitdaging was meervoudig. Leads moesten manueel worden ingevoerd in Teamleader. Contacten werden niet actief bijgehouden in Mailchimp. En de wekelijkse opvolging van dossiers hing volledig af van de discipline van de individuele vertegenwoordiger — waardoor dossiers soms te lang bleven liggen.
Qloud automatiseerde de volledige leadstroom en opvolgingscyclus.
Automatie 1: contacten synchroniseren naar Mailchimp
Wanneer een contact wordt aangemaakt of gewijzigd in Teamleader, wordt het automatisch gesynchroniseerd naar de juiste lijst in Mailchimp. Tags op basis van fase, regio of productcategorie zorgen ervoor dat de juiste contacten de juiste communicatie ontvangen.
Resultaat: Mailchimp blijft altijd up-to-date zonder manuele export. E-mailcampagnes bereiken de juiste doelgroep.
Automatie 2: automatisch verwerken van leads uit alle bronnen
Leads uit Meta-advertenties en externe leadproviders worden automatisch ingelezen en omgezet naar een contact en deal in Teamleader. De vertegenwoordiger in de juiste regio wordt meteen toegewezen op basis van postcode of campagne.
Tegelijk krijgt de lead een automatische ontvangstbevestiging via Resend: persoonlijk, professioneel en binnen de minuut na invullen.
Resultaat: geen manueel overtypen meer. Elke lead zit meteen op de juiste plek bij de juiste persoon.
Automatie 3: wekelijks opvolgrapport voor vertegenwoordigers
Elke maandag ontvangen de vertegenwoordigers een persoonlijk overzicht via e-mail met alle dossiers die actie vereisen. Per dossier staat vermeld wat de laatste status is, wanneer er voor het laatst contact was en welke stap gepland staat.
Dossiers die te lang in dezelfde fase blijven staan, worden extra in de verf gezet. Zo vallen er nooit meer dossiers door de mazen van het net, ook niet bij drukte of vakantie.
Resultaat: vertegenwoordigers starten elke week gestructureerd en weten exact wat ze die week moeten opvolgen.
Automatie 4: afspraakbevestigingen en herinneringen
Wanneer een afspraak wordt ingepland in Teamleader, ontvangt de klant automatisch een bevestigingsmail met datum, tijdstip en adres. Een dag voor de afspraak volgt een herinnering.
De mails vermelden ook wat de klant best klaarlegt of nadenkt: welke ruimtes worden bekeken, voorkeur voor stijl of kleur, eventuele bestaande raamdecoratie. Zo kan de vertegenwoordiger meteen aan de slag en hoeft de afspraak niet verlengd te worden door basisvragen.
Resultaat: minder no-shows, vlottere afspraken en een professionele eerste indruk nog voor de vertegenwoordiger over de drempel stapt.
Technische aanpak
De automaties zijn gebouwd op een combinatie van Teamleader webhooks, Meta Lead Ads API en geplande taken via Microsoft 365. E-mails worden verstuurd via Resend. De Mailchimp-synchronisatie verloopt real-time via de Mailchimp API.
Gebruikte tools: Teamleader Focus, Mailchimp, Resend, Microsoft 365, Meta Lead Ads API, Python.
Iets gelijkaardigs nodig?
Plan een Qloud Scan. We analyseren je situatie en stellen een concrete oplossing voor.
Plan een Qloud Scan