Bart Pierson: B2B bestellingen van chaos naar klantportaal
Hoe Bart Pierson het bestelproces voor B2B-klanten volledig digitaliseerde: van offerteaanvraag tot orderopvolging in één overzichtelijk portaal.
De situatie
Bart Pierson levert materialen aan professionele B2B-klanten. Het bestelproces verliep via e-mail, telefoon en spreadsheets: klanten vroegen offertes aan zonder gestructureerde informatie, bestellingen werden manueel verwerkt en de status was enkel op te vragen via de telefoon.
Het resultaat: veel heen-en-weerverkeer, fouten bij het invoeren van bestellingen en klanten die in het ongewisse bleven over de voortgang van hun order.
Qloud bouwde een op maat gemaakt klantportaal dat het volledige bestelproces digitaliseert en stroomlijnt.
De oplossing: een portaal dat het werk doet
Het klantportaal geeft B2B-klanten een eigen omgeving waar ze zelfstandig aan de slag kunnen — zonder te moeten bellen of mailen voor elke stap.
Offerteaanvraag op basis van beschikbare materialen
Klanten zien in het portaal welke materialen beschikbaar zijn, met alle relevante specificaties. Op basis van dat aanbod kunnen ze een gestructureerde offerteaanvraag indienen: het juiste materiaal, de juiste hoeveelheden, de juiste leveringsinfo.
Geen vrije tekstvelden die leiden tot onduidelijkheid, maar een gestructureerde flow die meteen alle nodige informatie verzamelt.
Resultaat: offerteaanvragen komen volledig en correct binnen, zonder extra afstemming.
Bestelling bevestigen
Wanneer een offerte goedgekeurd is, kan de klant de bestelling rechtstreeks vanuit het portaal bevestigen. De order wordt automatisch verwerkt zonder manuele tussenkomst.
Resultaat: de stap van offerte naar bestelling verloopt snel, foutloos en zonder telefoontje.
Orderopvolging in real time
Na bevestiging kan de klant de status van zijn bestelling live opvolgen in het portaal. Van verwerking over productie tot verzending: elke stap is zichtbaar.
Bij elke statuswijziging ontvangt de klant automatisch een e-mailnotificatie via Postmark. Zo is iedereen altijd op de hoogte zonder dat er iemand hoeft te rapporteren.
Resultaat: nul statusvragen per telefoon of e-mail. Klanten weten zelf wat de stand van zaken is.
Technische aanpak
Het klantportaal is een custom webapplicatie, volledig op maat gebouwd voor de workflows van Bart Pierson. Klanten loggen in met een eigen account en zien enkel hun eigen bestellingen en offertes.
Transactionele e-mails — bevestigingen, statusupdates, notificaties — worden verstuurd via Postmark voor betrouwbare en traceerbare bezorging.
Gebruikte tools: Custom webapp, Postmark.
Iets gelijkaardigs nodig?
Plan een Qloud Scan. We analyseren je situatie en stellen een concrete oplossing voor.
Plan een Qloud Scan