Accurix: automatische opvolging van inspectie tot betaling

De situatie

Accurix verleent technische diensten waarbij inspecteurs ter plaatse gaan bij klanten. Het plannen van afspraken, versturen van bevestigingen en opvolgen van facturen gebeurde grotendeels manueel. Teamleader werd al gebruikt als CRM en dealbeheertool, maar de koppeling met communicatie en e-commerce ontbrak.

Qloud bouwde drie gerichte automaties die samen een volledig automatische opvolgingscyclus vormen.

Automatie 1: bevestigingsmail bij ingeplande inspectie

Wanneer een deal in Teamleader de fase “Bevestigingsgesprek” bereikt en het custom veld “Bevestigingsgesprek verstuurd” op “Ja” wordt gezet, verstuurt het systeem automatisch een gepersonaliseerde bevestigingsmail via Resend.

De mail bevat de naam van de contactpersoon, het geplande tijdstip en de inspecteur die langskomt. Geen copy-paste meer, geen vergeten mails.

Resultaat: elke klant krijgt binnen de minuut een bevestiging nadat de afspraak is ingepland.

Automatie 2: bevestigings- en herinneringsmails bij afspraken

Wanneer een inspectie ingepland wordt, verstuurt het systeem automatisch een bevestigingsmail naar de klant met alle praktische info: datum, tijdstip en locatie. Een dag voor de afspraak volgt een automatische herinnering.

Beide mails bevatten ook een checklist van zaken die de klant klaar moet hebben liggen: relevante documenten, toegang tot bepaalde ruimtes, contactpersoon ter plaatse. Zo weten klanten exact wat ze kunnen verwachten en wat er van hen verwacht wordt.

Resultaat: geen vergeten afspraken, geen misverstanden over tijd of locatie, en inspecties die vlotter verlopen omdat de klant voorbereid is.

Automatie 3: attesten versturen bij betaling van de factuur

Wanneer een eindeklant de factuur betaalt, verstuurt het systeem automatisch de gemaakte attesten via e-mail. Die attesten worden door Accurix opgesteld na de inspectie en lagen vroeger klaar om handmatig te versturen na ontvangst van de betaling.

Nu detecteert het systeem de betaling via een Teamleader webhook, haalt de bijhorende documenten op en stuurt ze meteen door naar de klant via Resend. Geen manuele opvolging meer, geen risico op vergeten attesten.

Resultaat: de klant ontvangt zijn attesten automatisch op het moment dat de betaling binnenkomt.

Automatie 4: nieuwe Shopify-klant direct in Teamleader

Wanneer een nieuwe klant een aankoop doet via de Shopify-webshop van Accurix, wordt er automatisch een contact en een deal aangemaakt in Teamleader. De inspecteur heeft onmiddellijk alle info beschikbaar zonder dat iemand dit ooit handmatig hoeft in te voeren.

Resultaat: geen enkele nieuwe klant valt meer tussen de plooien, en de salesopvolging start meteen.

Technische aanpak

De vier automaties draaien op een lichte Python-server die Teamleader webhooks en Shopify webhooks verwerkt. E-mails worden verstuurd via Resend. Alle configuratie zit in omgevingsvariabelen waardoor het systeem eenvoudig beheerbaar blijft.

Gebruikte tools: Teamleader Focus, Resend, Shopify, Python, custom webhooks.